Vous êtes auto entrepreneur et chaque trimestre, vous passez une soirée à fouiller dans vos mails et votre téléphone pour reconstituer ce que vous avez encaissé et dépensé. Au bilan annuel, c'est pire. Votre comptable vous relance trois fois pour des pièces manquantes, et vous finissez par envoyer un dossier incomplet en croisant les doigts.
Cet article vous donne la liste exacte des documents à garder, la durée légale de conservation, et une méthode qui vous fait gagner deux à trois heures par mois.
Ce que la loi vous impose vraiment
En tant qu'auto entrepreneur, vous devez conserver :
- Vos factures émises aux clients pendant 10 ans (Code de commerce)
- Vos justificatifs d'achats et de frais professionnels pendant 6 ans (Livre des procédures fiscales)
- Votre livre des recettes à jour en permanence
- Votre registre des achats si vous faites de l'achat revente ou de la fourniture de denrées
En dessous de ces obligations, vous n'avez rien à produire de spontané au fisc. Mais en cas de contrôle, vous devez sortir tous les justificatifs sous huit jours. Sans justificatif, la charge est rejetée et vous payez l'impôt dessus.
Les documents à scanner et à garder
Factures émises
- Numéro de facture, date, client, montant HT et TTC, mention TVA non applicable (si franchise)
- Une copie pour vous, une pour le client
Factures fournisseurs et achats professionnels
- Hébergement (OVH, Vercel, etc.)
- Logiciels et abonnements SaaS
- Matériel (ordinateur, téléphone, mobilier)
- Fournitures et consommables
- Sous traitance
Frais professionnels (notes de frais)
- Tickets de transport (train, péages, parking, essence si véhicule pro)
- Repas pris dans le cadre professionnel
- Frais de mission (hôtel, restaurant client)
- Formation professionnelle
Justificatifs administratifs et sociaux
- Échéances URSSAF trimestrielles
- Avis de Cotisation Foncière des Entreprises (CFE)
- Attestation de vigilance URSSAF
- Attestations fiscales annuelles
Relevés bancaires
- Relevés du compte bancaire dédié à votre activité (obligatoire si votre CA dépasse 10 000 € sur deux années consécutives)
La méthode en 4 étapes
1. Séparez vos comptes dès le premier euro
Un compte bancaire dédié à votre activité, même si vous n'êtes pas obligé. Ça simplifie tout, votre comptable vous remerciera.
2. Scannez chaque document à réception
Vous recevez une facture par mail ? Vous l'enregistres dans votre dossier auto entrepreneur. Vous prenez un café avec un client ? Vous scannez le ticket en sortant du resto. Cinq secondes par document. Vous ne dois jamais avoir un justificatif qui traîne plus de 24 heures sans être classé.
3. Classe par année et par mois
Une arborescence simple, partout pareil :
- 2026 / 01-Janvier / factures-emises, achats-fournisseurs, frais-pro, administratif
- 2026 / 02-Février / (même structure)
- Et ainsi de suite pour chaque mois
4. Invite votre comptable en lecture seule
Au lieu de lui envoyer un dossier zip à chaque échéance, donne lui un accès direct à votre classement. Il consulte ce qu'il veut, quand il veut, sans vous déranger.
La méthode automatique avec ScanBuddy
ScanBuddy fait les étapes 2, 3 et 4 pour vous.
Vous scannez la facture, l'application l'analyse, extrait le fournisseur, le montant, la TVA, la date et le type. Elle classe automatiquement dans votre Google Drive sous l'année et le mois. Elle génère l'écriture comptable au format français. Vous invitez votre comptable en lecture seule en un clic, c'est gratuit pour lui.
À la fin de l'année, vous exportez votre FEC ou votre Excel récap, vous envoiez à votre comptable, fini. Pas de relance, pas de dossier incomplet, pas de soirée perdue.
Vos documents restent sur votre Drive personnel. ScanBuddy ne stocke rien.