1. Objet du service
ScanBuddy est une application web et mobile (Progressive Web App) permettant aux indépendants, auto-entrepreneurs et associations de :
- Numériser et classer automatiquement des documents comptables (factures, reçus, devis, etc.)
- Générer des écritures comptables extraites par intelligence artificielle
- Exporter les documents et écritures vers Google Drive et en format FEC (Fichier des Écritures Comptables)
- Partager l'accès à ces données avec des membres invités ou un comptable
2. Accès et inscription
L'accès à ScanBuddy est gratuit (plan Essai) ou payant (plan Compte). L'inscription se fait via authentification Google (OAuth 2.0). Vous acceptez les conditions d'utilisation lors de votre inscription.
Vous êtes responsable de la confidentialité de vos identifiants Google. Toute activité réalisée via votre compte vous incombe.
3. Plans tarifaires et accès
ScanBuddy propose les plans suivants :
- Essai gratuit : 3 scans, 1 structure, gratuit pour toujours
- Compte : 4,90 EUR HT/mois par compte, 90 scans/mois inclus (pack +90 scans : 2 EUR HT), structures illimitées, accès aux écritures comptables et export FEC
- Comptable : accès 100% gratuit pour consulter les dossiers de vos clients en lecture seule
Les tarifs sont affichés hors taxes. Les taxes applicables (TVA, etc.) seront ajoutées selon votre statut et localisation. Les prix peuvent évoluer avec préavis de 30 jours via email.
4. Modèle de données et structures
Une « structure » représente une entité comptable (indépendant, association, petite entreprise, etc.). Vous pouvez créer et gérer un nombre illimité de structures avec le plan Compte.
Chaque structure possède son dossier Google Drive dédié. Les documents et métadonnées sont organisés par structure. Les membres invités héritent de l'accès à la structure partagée.
5. Politique "Zero Storage" — Stockage des données
ScanBuddy applique une politique "Zero Storage" : aucun document utilisateur n'est stocké sur nos serveurs. Vos factures, tickets et justificatifs restent exclusivement dans votre Google Drive, sur votre propre compte Google.
- Documents scannés (images, PDF) : stockés exclusivement sur votre Google Drive personnel. Vous en restez l'unique propriétaire
- Données complètes extraites par l'IA : stockées sur votre Google Drive dans un fichier JSON associé au scan (adresse fournisseur, détail des lignes, coordonnées, etc.). Ces données détaillées ne transitent jamais par nos serveurs
- Métadonnées légères (montant, date, type, catégorie, fournisseur, écriture comptable) : stockées dans Firestore (Google Cloud, région Europe ouest) uniquement pour l'indexation et l'affichage dans l'application
- Traitement IA transitoire : la Cloud Function reçoit l'image, extrait les données via Document AI, écrit les métadonnées dans Firestore, uploade le scan et le JSON complet dans votre Drive, et ne conserve rien en mémoire après exécution
- Écritures comptables : stockées dans Firestore et exportables en FEC/CSV
- Profil et structures : stockés dans Firebase Auth et Firestore
- Données de facturation : gérées par Stripe (conforme PCI DSS), aucun stockage du numéro de carte chez ScanBuddy
En cas de suppression de votre compte ScanBuddy, les métadonnées Firestore sont purgées mais vos documents restent intacts dans votre Google Drive, classés et accessibles.
6. Accès, partage et collaborateurs
Vous pouvez inviter des collaborateurs et comptables à accéder à vos structures :
- Membres : accès lecture/écriture aux documents et écritures (3 EUR/mois par invité supplémentaire avec le plan Compte)
- Comptables : accès lecture seule, gratuit pour le comptable, non facturé par ScanBuddy
Vous êtes responsable du partage d'accès dans votre compte. Les personnes invitées acceptent les mêmes conditions d'utilisation en rejoignant votre structure.
7. Responsabilité de l'utilisateur
Vous acceptez que :
- Les données scannées et classées restent sous votre responsabilité
- Vous maintenez des sauvegardes en dehors de ScanBuddy si nécessaire
- Vous vérifiez l'exactitude des écritures comptables générées par l'IA (ScanBuddy les assiste, ne remplace pas un contrôle expert)
- Vous êtes seul responsable de la conformité comptable et fiscale de vos exports
- Vous n'utilisez pas ScanBuddy pour des activités illégales, frauduleuses ou contraires à l'éthique
8. Interdit
Vous ne pouvez pas :
- Partager vos identifiants ou laisser d'autres accéder sans autorisation
- Utiliser ScanBuddy pour scanner ou classer des documents personnels sans rapport avec votre activité professionnelle (sauf usage personnel légal)
- Contourner les mesures de sécurité (piratage, injection, reverse engineering, etc.)
- Spammer, harceler ou menacer d'autres utilisateurs
- Extraire ou télécharger massivement les données (scraping)
- Utiliser ScanBuddy pour servir un tiers sans accord préalable (revente, service d'optimisation, etc.)
9. Disponibilité et assistance
ScanBuddy s'efforce de maintenir un service de qualité, mais n'offre aucune garantie de disponibilité 24/7. Les maintenances programmées seront annoncées via email.
En cas de panne, nous limitons notre responsabilité au prorata du temps d'indisponibilité. Les données sont sauvegardées et vous conservez l'accès à vos documents sur Google Drive même en cas de panne de ScanBuddy.
10. Limitation de responsabilité
Dans les limites légales permises :
- ScanBuddy ne peut être responsable des erreurs d'extraction IA (vous devez vérifier les écritures)
- ScanBuddy n'est pas responsable des pertes de documents si vous les supprimez volontairement
- ScanBuddy ne peut être tenue responsable des dommages indirects (pertes d'exploitation, manque à gagner, préjudice commercial)
- Notre responsabilité est limitée au montant des frais payés par l'utilisateur au cours des 12 derniers mois
11. Modifications des conditions
ScanBuddy se réserve le droit de modifier ces conditions à tout moment. Les modifications importantes seront notifiées par email au moins 30 jours avant entrée en vigueur. Continuer à utiliser ScanBuddy après notification signifie votre acceptation des nouvelles conditions.
12. Résilience et suppression de compte
Vous pouvez supprimer votre compte à tout moment via la section Paramètres de votre espace. La suppression entraîne :
- Suppression immédiate de votre profil et structures dans ScanBuddy
- Suppression des métadonnées associées
- Cessation des frais (voir section Abonnement pour les détails)
- Les documents restent sur votre Google Drive
13. Conformité légale et fiscalité
ScanBuddy est un outil d'assistance à la comptabilité. Vous restez responsable de :
- La conformité de votre comptabilité avec la loi française et les normes de votre pays
- Les obligations de conservation des documents (durée légale : 6 ans en France)
- Les déclarations fiscales et sociales
- La validité juridique des écritures comptables générées
ScanBuddy ne remplace pas un conseil expert-comptable. En cas de doute, consultez votre comptable.
14. Résolution des litiges
Ces conditions sont régies par la loi française. Tout litige sera soumis aux tribunaux compétents du ressort du siège social de l'éditeur de ScanBuddy.
Avant toute action en justice, vous acceptez de tenter une résolution amiable en contactant contact@scan-buddy.com avec une description complète du différend.
15. Informations de l'éditeur
Service édité par :
[NOM DE LA SOCIÉTÉ]
[ADRESSE]
SIRET : [SIRET]
Email : contact@scan-buddy.com
Hébergement : Firebase Hosting (Google Cloud Platform, serveurs UE)
Responsable de traitement des données : [NOM DE LA SOCIÉTÉ]
16. Date d'entrée en vigueur
Ces conditions d'utilisation s'appliquent à toute inscription à partir du [DATE]. Les utilisateurs existants continuent sous les conditions en vigueur à la date de leur inscription, jusqu'à notification d'une mise à jour.