Conditions d'utilisation

1. Objet du service

ScanBuddy est une application web et mobile (Progressive Web App) permettant aux particuliers et aux entrepreneurs (indépendants, auto-entrepreneurs, associations, dirigeants de TPE) de :

• Numériser et classer automatiquement des documents (factures d'achat, reçus, notes de frais, garanties, papiers importants)
• Extraire des données structurées (fournisseur, montants, dates, produit, durée de garantie) grâce à l'intelligence artificielle
• Organiser ces documents sur votre propre Google Drive (politique "Zero Storage" : voir section 5)
• Pour les espaces pro (offres Pro et Pro+) : générer automatiquement les écritures comptables et exporter un FEC (Fichier des Écritures Comptables) conforme à la réglementation française
• Partager un espace avec un nombre illimité de personnes (conjoint, famille, équipe, comptable), sans surcoût par utilisateur

2. Accès et inscription

L'accès à ScanBuddy se fait via authentification Google (OAuth 2.0). L'inscription est gratuite et donne accès à un essai de 3 scans à vie. Les abonnements payants (Perso, Pro, Pro+) et les éventuels packs de scans complémentaires sont décrits dans les Conditions Générales de Vente (/cgv).

Vous êtes responsable de la confidentialité de vos identifiants Google. Toute activité réalisée via votre compte vous incombe.

3. Offres et accès

ScanBuddy propose les accès suivants (détails tarifaires dans /cgv) :

• Essai gratuit : 3 scans à vie, toutes fonctions de base, aucune carte bancaire requise
• Perso : 1 espace personnel (papiers, garanties, achats), 200 scans/an, invités illimités : 9,90 € TTC/an
• Pro : espace personnel + structures juridiques illimitées (FEC, écritures comptables, comptable invité gratuit), 800 scans/an, invités illimités : 24,90 € TTC/an
• Pro+ : mêmes fonctionnalités que Pro avec 3 000 scans/an, destiné à qui gère plusieurs sociétés actives, une équipe ou un volume soutenu : 59,90 € TTC/an
• Packs de scans complémentaires : achats ponctuels valables à vie pour augmenter le quota : 7 € (+100 scans) · 20 € (+500 scans) · 50 € (+2 000 scans)
• Comptable invité : accès gratuit en lecture seule, sur invitation d'un utilisateur Pro ou Pro+
• Invités sur l'espace : gratuit et illimité sur les 3 offres payantes (conjoint, famille, équipe, associés)

4. Modèle de données : espaces

Un « espace » regroupe les documents d'un contexte donné :

• Un espace perso est personnel et contient vos papiers, achats et garanties. Vous pouvez y inviter gratuitement vos proches (conjoint, famille) sans limite de nombre.
• Un espace pro représente une entité juridique (auto-entreprise, SARL, SAS, association, SCI, etc.). Disponible sur les offres Pro et Pro+. Vous pouvez y inviter gratuitement vos collaborateurs et un comptable.

Un même compte utilisateur peut détenir un espace perso et plusieurs espaces pro (offres Pro et Pro+, sans surcoût par structure). Chaque espace possède son dossier Google Drive dédié et son propre journal de documents.

Consommation du quota par espace : les scans effectués dans un espace donné (par le propriétaire ou par un invité) sont décomptés du quota annuel du propriétaire de cet espace. Les scans effectués par un invité sont automatiquement uploadés sur le Google Drive du propriétaire de l'espace (politique Zero Storage centralisée par espace).

5. Politique "Zero Storage" : stockage des données

ScanBuddy applique une politique "Zero Storage" : aucun document utilisateur n'est stocké sur nos serveurs. Vos factures, tickets, garanties et justificatifs restent exclusivement dans votre Google Drive, sur votre propre compte Google.

• Documents scannés (images, PDF) : stockés exclusivement sur votre Google Drive. Vous en restez l'unique propriétaire.
• Données complètes extraites par l'IA : stockées sur votre Google Drive dans un fichier JSON associé au scan (adresse fournisseur, détails des lignes, produit, durée de garantie, etc.). Ces données détaillées ne transitent jamais par nos serveurs au-delà du traitement éphémère.
• Métadonnées légères (montant, date, type, catégorie, fournisseur, écriture comptable, domaine de vie) : stockées dans Firestore (Google Cloud, région europe-west1) uniquement pour l'indexation et l'affichage rapide dans l'application.
• Traitement IA transitoire : la Cloud Function reçoit l'image, extrait les données via Anthropic Claude Haiku 4.5 (analyse du document) et Google Gemini 2.0 Flash (crop / détection du document), écrit les métadonnées dans Firestore, uploade le scan et le JSON complet dans votre Drive, et ne conserve rien en mémoire après exécution. Aucune de ces images ni donnée d'analyse n'est utilisée pour entraîner un modèle d'IA.
• Écritures comptables (espaces pro uniquement, offres Pro et Pro+) : stockées dans Firestore et exportables en FEC/Excel/CSV.
• Profil et espaces : stockés dans Firebase Auth et Firestore.
• Données de facturation : gérées par Stripe (conforme PCI DSS). ScanBuddy ne stocke ni ne traite directement vos données bancaires.

En cas de suppression de votre compte ScanBuddy, les métadonnées Firestore sont purgées mais vos documents restent intacts dans votre Google Drive, classés et accessibles. Voir /data pour le détail technique et /privacy pour les droits RGPD.

6. Accès, partage et invités

Vous pouvez inviter d'autres personnes à accéder à un espace dont vous êtes propriétaire, sans surcoût et sans limite de nombre, sur les trois offres payantes (Perso, Pro, Pro+) :

• Invités sur un espace perso (gratuit, illimité) : accès lecture/écriture pour conjoint, famille, proches. Les scans effectués par les invités sont décomptés de votre quota annuel et stockés sur votre Google Drive.
• Invités sur un espace pro (gratuit, illimité, offres Pro et Pro+) : accès lecture/écriture pour collaborateurs, associés, salariés. Mêmes règles que ci-dessus.
• Comptable invité (gratuit, espaces pro uniquement) : accès en lecture seule aux documents et exports FEC, depuis un portail dédié. Le comptable n'a pas de droit d'écriture et ne consomme pas votre quota de scans.

Vous êtes responsable des accès que vous accordez. Les personnes invitées acceptent les mêmes conditions d'utilisation en rejoignant votre espace. Elles créent leur propre compte Google ScanBuddy (gratuit) pour accéder à l'espace partagé.

La gratuité des invités s'applique à un usage normal et de bonne foi (vie de couple, vie de famille, équipe d'entreprise, associés). Tout usage manifestement abusif (revente d'accès à des tiers, mutualisation commerciale d'un même compte entre plusieurs clients indépendants d'un même prestataire) constitue une violation des présentes conditions et peut entraîner la suspension du compte.

7. Responsabilité de l'utilisateur

Vous acceptez que :

• Les données que vous scannez et classez restent sous votre responsabilité
• Vous maintenez, si vous le jugez nécessaire, des sauvegardes indépendantes en dehors de Google Drive
• Vous vérifiez l'exactitude des données extraites et des écritures comptables générées par l'IA (ScanBuddy assiste, il ne remplace pas un contrôle humain)
• Vous êtes seul responsable de la conformité comptable, fiscale et légale des exports que vous transmettez à votre comptable ou à l'administration
• Vous n'utilisez pas ScanBuddy pour des activités illégales, frauduleuses ou contraires à l'éthique

8. Usages interdits

Vous ne pouvez pas :

• Partager vos identifiants ou laisser d'autres personnes accéder sans autorisation
• Contourner les mesures de sécurité (piratage, injection, reverse engineering, extraction massive / scraping)
• Utiliser ScanBuddy pour traiter des documents appartenant à des tiers sans leur consentement
• Contourner le compteur d'essai en créant plusieurs comptes pour le même utilisateur humain
• Spammer, harceler ou menacer d'autres utilisateurs ou membres invités
• Revendre ou fournir en tant que service tiers un accès à ScanBuddy sans accord préalable écrit

9. Disponibilité et assistance

ScanBuddy s'efforce de maintenir un service de qualité mais n'offre aucune garantie contractuelle de disponibilité 24/7. Les maintenances programmées seront annoncées par email dans la mesure du possible.

En cas d'indisponibilité majeure du service, vos documents restent accessibles directement sur votre Google Drive (c'est un des bénéfices de la politique Zero Storage). Les droits à remboursement en cas d'indisponibilité sont précisés dans les CGV (section 6).

10. Limitation de responsabilité

Dans les limites permises par la loi applicable :

• ScanBuddy ne garantit pas l'exactitude absolue des données extraites par l'IA. Vous devez vérifier les extractions avant toute utilisation comptable ou fiscale.
• ScanBuddy n'est pas responsable des pertes de documents dues à des suppressions volontaires (par vous ou par une personne à qui vous avez donné accès) ou à des modifications effectuées dans votre Google Drive en dehors de l'application.
• ScanBuddy ne peut être tenu responsable des dommages indirects (perte d'exploitation, manque à gagner, préjudice commercial ou image).
• En cas de responsabilité avérée, l'indemnisation est limitée au montant des abonnements payés par l'utilisateur au cours des 12 derniers mois précédant le fait générateur.

11. Modifications des conditions

ScanBuddy se réserve le droit de modifier ces conditions. Les modifications substantielles seront notifiées par email au moins 30 jours avant leur entrée en vigueur. Continuer à utiliser ScanBuddy après ce délai vaut acceptation des nouvelles conditions. En cas de refus, vous pouvez résilier sans frais (voir CGV section 5).

12. Suppression de compte

Vous pouvez demander la suppression de votre compte à tout moment, par email à contact@scan-buddy.com. La suppression entraîne :

• Cessation de votre abonnement payant (à la fin du cycle annuel en cours, voir CGV section 5.3)
• Perte définitive du solde de scans bonus achetés via des packs (non remboursables au-delà du délai prévu en CGV section 6)
• Suppression de votre profil Firebase Auth et des métadonnées Firestore dans un délai de 30 jours
• Vos documents restent sur votre Google Drive, classés et accessibles
• Les personnes que vous aviez invitées perdent l'accès à vos espaces

13. Conformité légale et fiscalité

ScanBuddy est un outil d'assistance au classement et à la comptabilité. Vous restez seul responsable de :

• La conformité de votre comptabilité avec la réglementation française et les normes applicables dans votre pays
• Les obligations de conservation des documents comptables (6 ans en France pour la comptabilité, 10 ans pour certaines pièces)
• Vos déclarations fiscales et sociales
• La validité juridique des écritures comptables générées et du FEC exporté

ScanBuddy ne remplace pas un conseil comptable ou fiscal professionnel. En cas de doute, consultez votre expert-comptable.

14. Résolution des litiges

Ces conditions sont régies par la loi française. Avant toute action en justice, les parties s'engagent à tenter une résolution amiable en contactant contact@scan-buddy.com. Les modalités complètes (médiation de la consommation, juridiction compétente) sont précisées dans les CGV (section 9).

15. Informations de l'éditeur

Service édité par :
[NOM DE LA SOCIÉTÉ : À COMPLÉTER]
[ADRESSE : À COMPLÉTER]
SIRET : [SIRET : À COMPLÉTER]
Email : contact@scan-buddy.com

Hébergement : Firebase Hosting : Google Cloud Platform (serveurs UE, région europe-west1)
Responsable de traitement des données : [NOM DE LA SOCIÉTÉ : À COMPLÉTER]

16. Date d'entrée en vigueur

Ces conditions d'utilisation s'appliqueront à toute inscription à partir de la date de mise en ligne précisée ci-dessous. Les utilisateurs existants au moment d'une mise à jour seront notifiés conformément à la section 11.